La situación financiera se puede conocer por medio del Balance general, ya que dicho documento muestra detalladamente los recursos y obligaciones con que se cuenta. La utilidad o pérdida se puede conocer por medio del Balance comparativo o directamente del Balance general, puesto que en dicho documento aparece el capital, aumentado o disminuido por los resultados obtenidos durante el ejercicio.
En el Balance general aparece el valor de la utilidad o pérdida del ejercicio, según sea el caso, pero no la forma en que se ha obtenido que es precisamente lo más interesante. Por consiguiente, de lo anterior resulta la necesidad de un estado que complemente la información del Balance general. Precisamente, el documento que proporciona con todo detalle dicha información es el Estado de perdidas y ganancias, al cual se le puede definir de la siguiente manera:
Estado de pérdidas y ganancias. El Estado de pérdidas y ganancias o Estado de resultados es un 146 documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o pérdida del ejercicio. Para entender por qué el Estado de pérdidas y ganancias o Estado de resultados complementa la información del Balance general, a continuación se presenta un caso práctico que tiene como base el siguiente Balance inicial:
1. Se vendieron mercancías por valor de $ 150 000.00 en efectivo, cuyo costo era de $ 100 000.00.
2. Se pagaron en efectivo gastos de venta por valor de $ 10 000.00.
3. Se pagaron en efectivo gastos de administración por valor de $ 20 000.00.
Como podemos ver en el Balance general aparece el capital aumentado en $ 20 000.00, que es la utilidad del ejercicio, pero no la forma en que esta se ha obtenido, por lo que es necesario formular un estado que muestre detalladamente cómo se ha obtenido dicha utilidad. Dicho estado recibe el nombre de Estado de pérdidas y ganancias, o de resultados y que en nuestro caso quedaría así:
Como puede observarse, el Estado de pérdidas y ganancias muestra detalladamente cómo se ha ob- tenido la utilidad del ejercicio, mientras que el Balance general únicamente muestra la utilidad, mas no la forma en que se ha obtenido, razón por la cual el Estado de pérdidas y ganancias o Estado de resultados se considera como un estado complementario del Balance general.
Naturalmente, para que el Estado de pérdidas y ganancias se pueda interpretar con mayor facilidad, es necesario que todos sus elementos estén debidamente clasificados y ordenados. Para facilitar el desarrollo del Estado de pérdidas y ganancias, se divide en dos partes principales.
La primera parte consiste en analizar todos los elementos que entran en la compraventa de mercancías hasta determinar la utilidad o la pérdida de ventas, o sea, la diferencia entre el precio de costo y el de venta de las mercancías vendidas.
Para determinar la utilidad o pérdida de ventas, es necesario conocer los siguientes resultados:
Ventas netas.
Compras totales o brutas.
Compras netas.
Costo de lo vendido.
Durante el ejercicio se vendieron mercancías por valor de $ 1 950 000.00, de las cuales los clientes devolvieron el equivalente de S 30 000.00 y, ademas, se les concedieron, rebajas por valor de S 20 000.00.
Compras totales o brutas. Las compras totales o brutas se determinan sumando a las compras el valor de los gastos de compra.
Ejemplo:
Durante el ejercicio se compraron mercancías por valor de $ 800 000.00, y se tuvo que pagar, para trasladarlas hasta el almacén, $ 20 000.00 por fletes y acarreos.
Compras netas. Las compras netas se obtienen restando de las compras totales el valor de las devoluciones y descuentos sobre compras.
Ejemplo:
Supongamos como compras totales los $ 820 000.00 del caso anterior; además, suponemos que a los proveedores se les devolvieron mercancías por $60 000.00 y que nos concedieron rebajas por $ 10 000.00.
Costo de lo vendido. El costo de lo vendido se obtiene sumando al inventario inicial el valor de las
compras netas y restando de la suma que se obtenga el valor del inventario final.
Ejemplo:
Consideremos como compras netas los $ 750 000.00 del caso anterior; además, suponemos como existencia inicial de mercancías, la cantidad de $ 1 250 000.00, y como existencia final, $ 600 000.00.
Utilidad en ventas. Una vez determinado el valor de las ventas netas y el costo de lo vendido, la utilidad en ventas se determina restando de las ventas netas el valor del costo de lo vendido.
Ejemplo:
Considerando las ventas netas y el costo de lo vendido de los casos anteriores, la utilidad en ventas sería de:
La utilidad obtenida por las ventas también recibe el nombre de utilidad bruta.
Observación. Cuando el costo de lo vendido sea mayor que el valor de las ventas netas, el resultado
será la pérdida en ventas o pérdida bruta.
Empleo de las columnas. Al igual que en el Balance general, en el Estado de pérdidas y ganancias se
emplean cuatro columnas para anotar las cantidades. A continuación se indica en qué columna se anota el valor de cada uno de los elementos de que se compone dicho estado.
Primera columna. En esta columna se deben anotar los valores de las compras, de los gastos de compra, de las devoluciones sobre compras y de las rebajas sobre compras.
Segunda columna. En esta columna se deben anotar los valores de las devoluciones sobre ventas, de las rebajas sobre ventas y de las compras totales.
Tercera columna. En esta columna se deben anotar los valores de las ventas totales, del inventario inicial, de las compras netas y del inventario final.
Cuarta columna. En esta columna se deben anotar los valores de las ventas netas, del costo de lo vendido y de la utilidad o pérdida en ventas.
Cambios en la colocación.
1. Cuando no hay devoluciones ni rebajas sobre ventas, el valor de las ventas totales pasa directamente hasta la cuarta columna, como si fueran ventas netas.
2 . Cuando no hay gastos de compra, el valor de las compras pasa directamente hasta la segunda columna, como si fuera compras totales.
3. Cuando no hay gastos de compra ni devoluciones y rebajas sobre compras, el valor de las
compras pasa directamente hasta la tercera columna, como si fueran compras netas.
4. Cuando únicamente hay devoluciones sobre ventas o rebajas sobre ventas, su valor pasa a la tercera
columna.
5. Cuando únicamente hay devoluciones sobre compras o rebajas sobre compras, su valor pasa a la
segunda columna.
Forma como se obtiene la utilidad en ventas
Segunda parte del estado de resultados
La segunda parte consiste en analizar detalladamente los gastos de operación, así como los gastos y productos que no corresponden a la actividad principal del negocio, y determinar el valor neto que debe restarse de la utilidad bruta, para obtener o la utilidad o la pérdida liquida del ejercicio.
Para determinar la utilidad o la pérdida líquida del ejercicio es necesario conocer los siguientes resultados:
Gastos de operación.
Utilidad de operación.
El valor neto entre otros gastos y otros productos.
Gastos de operación. Los gastos de operación son las erogaciones que sostiene la organización implantada en la empresa y que permite llevar a cabo las diversas actividades y operaciones diarias. Se consideran gastos de operación los de venta, los de administración y los financieros, ya que sin ellos no sería posible alcanzar los propósitos de la empresa.
De acuerdo con lo anterior, se llama gastos de operación al total de la suma de los gastos de venta, gastos de administración y gastos financieros.
Ejemplo:
Durante el ejercicio se efectuaron gastos con los valores siguientes:
Renta del almacén, S 17 000.00; propaganda, $9 000.00; sueldos de agentes y dependientes, $ 32 000.00; comisiones de agentes, S 16 000.00; consumo de luz de oficinas, $ 1 000.00; renta de las oficinas, $ 12 000.00; sueldos del personal, $ 43 000.00; papelería y útiles de oficina, $ 3 000.00; consumo de luz del departamento de administración, $ 2 006.00; intereses a nuestro cargo, $ 5 000.00; descuentos sobre ventas, $ 4 600.00 y gastos de situación, $ 500.00.
Cuando existan gastos y productos financieros, se deben clasificar en primer término los productos, si su valor es mayor que el de los gastos, pero se deberán clasificar los gastos en primer termino, si el valor de éstos es mayor que el de los productos, La clasificación se debe hacer de esta forma con el objeto de efectuar la resta con mayor facilidad.
El resultado que se obtenga de restar el valor menor del mayor, puede ser la pérdida financiera o la utilidad financiera, según el caso; es perdida cuando el valor de los gastos es mayor que el de los productos, y es utilidad financiera, en el caso contrario.
Cuando el resultado sea pérdida financiera, su valor se debe agregar a la suma de los gastos de venta
con los de administración, para obtener el total de gastos de operación.
Ejemplo:
Supongamos los mismos gastos de venta, de administración y financieros del caso anterior, y además, los siguientes productos: intereses a nuestro favor $ 1 000.00 y descuentos sobre compras $ 3 000.00.
Como puede verse, primero se clasificaron los gastos financieros, por ser mayor su valor, y después se clasificó los productos financieros, la diferencia entre ambos fue la pérdida financiera, la cual se sumó a los gastos de venta más los de administración, para obtener de esta manera, el total de los gastos de operación.
Cuando el resultado obtenido sea utilidad financiera, su valor se debe restar de la suma de los gastos de venta con los de administración, para obtener el total de los gastos de operación.
Ejemplo:
Consideremos los mismos datos del caso anterior, con la diferencia de que los intereses a nuestro favor llegan a $ 7 000.00 y los descuentos sobre compras llegan a $ 5 000.00.
Primero se clasificaron los productos financieros por ser mayor su valor, y después, los gastos financieros, la diferencia entre ambos fue utilidad financiera, la cual se restó de la suma de los gastos de venta con los de administración para determinar el total de los gastos de operación.
Naturalmente, que cuando no existen gastos y productos financieros, la suma de los gastos de venta con los de administración forma el total de los gastos de operación.
Utilidad de operación. La utilidad de operación se obtiene restando de la utilidad bruta los gastos de operación.
Ejemplo:
Supongamos una utilidad bruta de $ 500 000.00 y gastos de operación por $ 133 000.00.
Observaciones:
1. Cuando el valor de los gastos de operación sea mayor que el de la utilidad bruta, la diferencia será pérdida de operación.
2. Ahora cien cuando se tenga pérdida bruta, los gastos de operación se deben sumar a ella, resultando pérdida de operación.
Valor neto entre otros gastos y otros productos. Para obtener el valor neto entre otros gastos y otros productos se deben clasificar en primer término los otros gastos, si su valor es mayor que el de los otros productos, pero se deberán clasificar en primer término otros productos, si su valor es mayor que el de los otros gastos.
Cuando el importe de los otros gastos es mayor que el de los otros productos, la diferencia que se
obtenga al practicar la resta será la pérdida neta entre otros gastos y productos.
Ejemplo:
Supongamos los siguientes gastos y productos: pérdida en venta de mobiliario $20 000.00, pérdida en venta de acciones y valores $ 6 000.00, comisiones cobradas $ 2 000.00 y dividendos cobrados $ 4 000.00.
Cuando el valor de los otros productos es mayor que,el de los otros gastos, la diferencia que se obtenga al efectuar la resta será la utilidad neta entre otros gastos y productos.
Ejemplo:
Supongamos los mismos. datos del caso anterior, con la diferencia de que las comisiones cobradas importan $ 10 000.00 y los dividendos cobrados $ 20 000.00.
Utilidad liquida del ejercicio. Para determinar la utilidad neta del ejercicio se debe restar de la utili- dad de operación el valor de la pérdida neta entre otros gastos y productos.
Ejemplo:
Supongamos una utilidad de operación por $ 367 000.00 y una pérdida neta entre otros gastos y productos de $ 20 000.00
Esta es la forma de determinar la utilidad neta cuando tanto el impuesto sobre la renta, como la participación de los trabajadores en las utilidades están considerados como gastos de operación.
Otra forma de determinar la utilidad neta. Esta otra forma, que considera la más conveniente, consiste en que el impuesto sobre la renta y la participación de los trabajadores, aparezcan separadamente después de la utilidad de operación con los otros productos y de restarle los otros gastos.
Ejemplo:
Supongamos la misma utilidad de operación y la misma pérdida neta entre otros gastos y productos del caso anterior, y además, que el valor del impuesto sobre la renta de $ 121 450.00 y el de la participación de los trabajadores en las utilidades es de $ 34 700.00
Observaciones:
1. Si la pérdida neta entre otros gastos y productos es mayor que la utilidad de operación, la diferencia seria la pérdida del ejercicio.
2. Si se tiene pérdida de operación y pérdida neta entre otros gastos y productos, se suman, siendo el total pérdida del ejercicio.
3. Si se tiene utilidad de operación y utilidad neta entre otros gastos y productos, se suman, siendo el total utilidad del ejercicio.
4. Si la utilidad neta entre otros gastos y productos es mayor que la pérdida de operación, la diferencia será utilidad del ejercicio.
5. Si la utilidad neta entre otros gastos y productos es menor que la pérdida de operación, la diferencia será pérdida del ejercicio.
Empleo de las columnas:
Primera columna. En esta Columna se deben anotar los valores de cada uno de los conceptos que integran las cuentas de gastos de venta, gastos de administración, gastos financieros y productos financieros.
Segunda columna. En esta columna se deben anotar los totales de las cuentas de gastos de venta, gastos de administración, gastos financieros y productos financieros, así como el valor de cada uno de los conceptos que tengan parte en otros gastos y en otros productos.
Tercera columna. En esta columna se deben anotar el valor que se obtenga al sumar el total de la cuenta de gastos de venta con el total de la de gastos de administración; la diferencia entre gastos y productos financieros y los totales de otros gastos y otros productos.
Cuarta columna. En esta columna se deben anotar los valores de la utilidad bruta, de los gastos de operación, de la utilidad de operación, de la diferencia entre otros gastos y productos y de la utilidad o pérdida del ejercicio.
Formación del estado de resultados
Para la formación del Estado de perdidas y ganancias es necesario haber aprendido tanto el análisis de los conceptos que corresponden a la compraventa de mercancías, como el de gastos y productos que corresponden o no a la actividad principal del negocio.
El Estado de pérdidas y ganancias se principia anotando el encabezado el cual debe contener los siguientes datos:
1. Nombre del negocio.
2. La indicación de ser Estado de pérdidas y ganancias.
3, El periodo a que se refiere dicho estado.
El último dato del párrafo anterior es muy importante, ya que el Estado de pérdidas y ganancias debe indicar el periodo que comprende; por ejemplo, del 1ero de enero al 31 de diciembre; no como el Balance general, que se refiere a una fecha determinada, por ejemplo, al 31 de diciembre.
Después del encabezado se deben analizar todos los conceptos que comprende la compraventa de
mercancías, hasta determinar la utilidad o la perdida bruta, de la siguiente forma:
1. Se anotan las ventas totales; si hay devoluciones y rebajas sobre ventas, su valor se resta de dichas ventas para obtener las ventas netas.
2. Se anota el valor del inventario inicial de mercancías.
3. Se anotan las compras; si hay gastos de compra, su valor se suma a ellas para obtener las compras totales.
4. Del valor de las compras totales se resta el de las devoluciones y rebajas sobre compras, en caso de haberlas, para obtener las compras netas.
5. El valor de las compras netas se suma al inventario inicial para obtener el total de mercancías, al que simplemente se le da el nombre de suma.
6. A la suma, que es el total de mercancías, se le resta el valor del inventario final, para obtener el costo de lo vendido.
7 . A las ventas netas, que aparecen en primer término, se les resta el valor del costo de lo vendido, para obtener la utilidad o pérdida bruta. Es utilidad cuando el costo es menor que el importe de las ventas netas; pérdida, en el caso contrario.
A continuación se deben analizar los gastos y productos que corresponden o no a la actividad principal del negocio, hasta determinar la utilidad o pérdida del ejercicio, en el siguiente orden:
8. Primero, se detallan los gastos de venta, después los gastos de administración y, por último, los gastos y productos financieros.
9. En seguida, se suman los totales de los gastos de venta, gastos de administración y gastos financieros, para obtener el total de los gastos de operación, el cual se debe restar de la utilidad bruta, para determinar la utilidad de operación.
10. Finalmente, a la utilidad de operación se le debe restar-o sumar, según sea el caso, el resultado neto entre otros gastos y productos para obtener la utilidad líquida o neta del ejercicio.
Para ilustrar las explicaciones anteriores, se incluye en la página siguiente un Estado de pérdidas y
ganancias completo.
Relación entre el Balance general y el Resultado de pérdidas y ganancias. Para comprobar que el Estado de pérdidas y ganancias complementa al Balance general, la utilidad o perdida que arroje dicho estado debe ser igual al aumento o disminución que se obtenga de comparar el Capital del Balance anterior con el Capital del Balance actual.
Además, el inventario final de mercancías debe ser el mismo en los dos documentos.
De acuerdo con lo anterior, los únicos puntos de contacto que tiene el Balance general con el Estado
de pérdidas y ganancias son: la utilidad o pérdida del ejercicio y el inventario final de mercancías.
Fuente: Primer curso de contabilidad profesor Elías Lara Flores
