¿Cómo preparar un presupuesto?

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es un plan para el dinero, tiene dos partes: ingresos y gastos. Los ingresos son el dinero que alguien recibe. Los gastos son las cosas en que se gasta el dinero.

El presupuesto es un plan que cubre un periodo de tiempo. Puede ser por una cantidad de tiempo determinada; una semana, un mes o un año.

Los presupuestos están por todos lados, las familias y los individuos los usan. También los usan los negocios, las instituciones caritativas y los gobiernos, en pocas palabras todos los que necesitan planear ingresos y gastos usan presupuestos.

El presupuesto en las empresas:

El presupuesto es un plan detallado que traza las expectativas futuras de una entidad y las expresa en términos cuantitativos. En la contabilidad, los presupuestos pueden ser utilizados por una diversidad de razones. Usted puede utilizarlos para planificar y controlar sus futuros ingresos y gastos; o puede usar los presupuestos para los futuros desembolsos de capital, los que debieran mostrar de dónde provendrán los fondos cuándo la empresa planea comprar activos a largo plazo.

Planificación y control Pero, ¿por qué debería un empresario contar con un presupuesto para su negocio? La respuesta a esta pregunta la gerencia debe generar un presupuesto cada año con el propósito de planificar su compañía hacia el futuro y controlar los importes de dinero que está gastando.

Los términos «planificar» y «controlar» a menudo se usan como intercambiables en sentido contable, pero se trata en verdad de dos conceptos realmente distintos. Planificar es el proceso de idear acciones que permitan el logro de los objetivos futuros y la elaboración de presupuestos que permitan alcanzar esos objetivos. El control, por otra parte, involucra asegurar que los objetivos establecidos en la fase de planificación se logren. Un buen sistema presupuestario toma en cuenta tanto la planificación como el control. La frase «Planificar sin controlar no tiene sentido», refleja de forma absolutamente exacta esta idea básica de la administración. 

Ventajas de presupuestar

Ya sea que un presupuesto se realice para uso personal o para un negocio, la mayor ventaja de utilizarlo es que confiere formalidad al proceso de planificación. Si el presupuesto involucra a otras personas, sirve también como un instrumento de comunicación con esas otras personas. Agreguemos que si en la elaboración de los presupuestos participan todas las personas que luego deberán llevar ese plan a la práctica, se producirá un positivo sentido de motivación entre los trabajadores.

Uno de los más importantes procesos dentro de una organización es coordinar e integrar los planes y las metas de los distintos departamentos o unidades existentes. Una vez que se ha formulado el presupuesto, sirve como benchmarking para evaluar luego los resultados reales.

Si no se preparan presupuestos, las empresas no sabrán de cuánto dinero podrá disponer al final de cada mes, cuánto debe pedir en préstamos para la compra de activos de capital que se requieran para las necesidades del negocio, ni sabrán si los ingresos cubrirán o no los gastos. La mayoría de los negocios pequeños que van a la bancarrota lo hacen, no porque no ofrezcan un buen producto o servicio, sino porque no han hecho una buena planificación y de pronto se encuentran sin efectivo. Preparar un presupuesto puede ayudar a evitar un fin indeseado para las empresas.

El presupuesto maestro

El presupuesto maestro es un resumen de muchos presupuestos separados y que son interdependientes. Un ejemplo de esta red de presupuestos se exhibe en siguiente cuadro. El presupuesto principal, que queda comprendido en el presupuesto maestro, será el foco de atención de este articulo.

Presupuesto de ventas

¿Cómo preparar un presupuesto?

Supongamos que la Compañia de Bicicletas Playeras Arenysol desea preparar un presupuesto maestro para el año 2012. A fin de preparar este presupuesto, la dirección deberá hacer una estimación de cuántas ventas generará durante ese año. Si no se da este primer paso de crear un presupuesto de ventas, no es posible preparar ningún otro presupuesto.

Para calcular el monto de las ventas totales es necesario multiplicar el número de unidades de ventas esperado para cada producto por el precio de venta que se espera tener. La dirección calcula que el valor total de las ventas esperadas de bicicletas nuevas será de $485.000.000 (espera vender 170 bicicletas a un precio promedio de $500.000 por bicicleta, con lo que 170 bicicletas por $500.000 = $85.000.000).

Además de las ventas normales de bicicletas, la compañía ha venido incrementando los ingresos por concepto de reparaciones. Para el año 2012, los ingresos por reparaciones se han presupuestado en $9.500.000. Los gastos asociados con las reparacionesse estiman en $3.600.000.

Costo de ventas e inventario final

El inventario final a 31 de diciembre de 2011 fue de $23.000.000. Este inventario final corresponde exactamente a lo que será el inventario inicial del 1º de enero de 2012, por razones obvias.

Inventario y presupuesto. 

Determinar las necesidades de inventario no es un proceso fácil, pero es extremadamente importante para un negocio pequeño. El exceso de inventario que no ha sido posible vender puede deteriorarse o quedar obsoleto. Por otra parte, un déficit de inventario ocasionará pérdida de ventas debido a que el producto no está disponible, con lo que los clientes buscarán hacer negocios en otra parte. Para el propietario de un negocio pequeño, una planificación y un control cuidadosos son críticos para mantener los niveles apropiados de inventario.

Suponga que, en promedio, la compañía ha tenido un margen de utilidad bruta del 60%. Dado que las ventas se han presupuestado en $85.000.000, la utilidad bruta es de $51.000.000 (85.000.000 × 60%). Adicionalmente, suponga que, puesto que está creciendo, la compañía de bicicletas determina que su inventario final debe crecer respecto de los años anteriores, en anticipación al crecimiento de las ventas futuras, de modo que la dirección presupuesta un inventario final de $32.000.000 para 2012.

A fin de que la compañía pueda obtener su inventario final de $32.000.000 para 2012, debe comprarse inventario adicional. El importe que la compañía necesita comprar se calcula mediante la siguiente fórmula:

Inventario inicial

+ Compras

– Inventario final

= Costo de ventas

En el caso de la compañía de bicicletas, conocemos tres de los cuatro factores de la fórmula anterior:

Inventario inicial (corresponde al inventario final de 2011):  23.000.000

+ Compras ???

– Inventario final 32.000.000

= Costo de Ventas 34.000.000

Pero, espere: ¿cómo sabemos cuánto es el costo de ventas? Bien. Sabemos que las ventas presupuestadas son $85.000.000, ¿correcto? Sabemos también que la utilidad del ejercicio debe ser $51.000.000. Y, finalmente, sabemos que Ventas – Costo de ventas = Utilidad bruta. De modo que: $85.000.000 – X = $51.000.000, de donde X = $34.000.000.

Completando el cálculo incompleto de más arriba, tenemos que las compras para 2012 deben ser de $43.000.000.

Gastos operacionales

Regresando al presupuesto maestro del cuadro inicial, podemos ver que el presupuesto de ventas fluye directamente del presupuesto de gastos operacionales. Estos gastos son de $8.665.000 (24,4% de las ventas para el año 2011). Una vez más, suponiendo que este porcentaje se mantiene relativamente constante y que para el año 2012 las ventas presupuestadas son de $85.000.000, los gastos operacionales deberían ser de $17.850.000 (21% de 85.000.000).

Presupuesto de capital

El presupuesto de capital se refiere a aquellos ítems que tienen una vida útil superior a un año (los activos a largo plazo de la compañía). Para determinar si debe arrendarse o construirse espacio adicional, la compañía debe hacer un pronóstico de ventas a largo plazo. Suponiendo que el negocio está creciendo a una tasa relativamente constante, la dirección ha predicho que dentro de dos años deberá comprar otro edificio a fin de satisfacer la producción y las ventas demandadas para la compañía. La investigación de construcciones que ha hecho la dirección le indica que un edificio con espacio suficiente para los próximos cinco años tendría un costo de $48.000.000. Por tanto, decide formar su presupuesto de capital haciendo un ahorro mensual durante los próximos dos años (cuando se haga efectivamente la compra, dado que la dirección no desea incurrir en ninguna deuda adicional tomando una hipoteca sobre este edificio), separando $2.000.000 cada mes ($48.000.000/24 meses). A fin de comprar el edificio dentro de dos años, deben separarse $2.000.000 mensuales durante esos dos años (este cálculo supone que no habrá inflación durante los próximos dos años). Con la información que se ha recogido hasta este punto, es posible ahora elaborar el presupuesto de efectivo, el estado de resultados proyectado, el balance general y el flujo de efectivo. Examinemos la información.

Estado de resultados proyectado

Utilizando los cálculos anteriores, la compañía de bicicletas puede crear un estado de resultados proyectado tal como el que se muestra a continuación:

¿Por qué la compañía de bicicletas necesita un estado de ingresos? Podría utilizarlo para llevarlo a un banco y solicitar un préstamo. También podría exhibirlo a potenciales socios que estén buscando información para futuros negocios comunes. Y, por supuesto, puede necesitarse para planear de qué forma se va a expandir en el futuro.

Presupuesto de efectivo

Lo que la compañía debe hacer a continuación es calcular cuánto efectivo tendrá al final del año que está siendo presupuestado. Samy necesita conocer este valor con el propósito de elaborar su balance general presupuestado, pero, lo que es más importante, para asegurarse de que dispondrá de suficiente dinero para pagar sus cuentas durante los períodos futuros y mantener su saldo de efectivo en un «nivel seguro».

Para calcular el saldo final de efectivo proyectado para 2012, necesitamos comenzar por conocer cuál es el saldo inicial de efectivo. Al igual que todos los inventarios iniciales, éste también es el mismo que el inventario final de 31 de diciembre del año 2011, puesto que la compañía inicia el año 2012 con lo que quedó al final del año 2011. Esta cifra es $17.385.000. También es necesario hacer una serie de suposiciones. Se supuso que las ventas ascenderían a $85.000.000, más $9.500.000 por concepto de reparaciones, lo que da un total de $94.500.000, pero también debe determinarse cuántas de estas ventas se harán en efectivo y cuántas corresponderán a ventas a crédito, que irán a cuentas por cobrar. En el pasado, el 75%, tanto de la venta de bicicletas como de los trabajos de reparaciones, ha sido pagado al contado, por lo que es creíble suponer que éste será también el porcentaje para el año 2012. Luego, los ingresos de efectivo para el 2012 por concepto de ventas y reparaciones serán de $70.875.000 (94.500.000 × 75%).

Asumiendo el mismo porcentaje que se aplicó con anterioridad (es decir, 75% al contado y el resto se hizo a crédito), el 25% que se adeudaba a la compañía de bicicletas al 31 de diciembre de 2011 será recibido durante 2012. Esto, suponiendo que no haya cuentas que resulten incobrables (si hay cuentas que pueden resultar incobrables, entonces el importe estimado de esas cuentas incobrables será deducido de la cantidad a ser ingresada). Digámoslo una vez más: dado que las ventas y los trabajos de reparación totalizaron $39.500.000, el efectivo a ser ingresado en el año 2012 por estas ventas hechas el año 2011 sería de $9.837.000 (39.350.000 × 25%).

Ahora necesitamos calcular los gastos por pagar en efectivo para el año 2012. El primer gasto es la compra de mercancías. La regla general en la Compañía de Bicicletas Playeras Arenysol es que el 80% de las compras se pague en efectivo y que quede un 20% de deuda por pagar el año siguiente. El año 2011 la compañía de bicicletas compró $23.000.000 en bicicletas (inventario) y el año 2012 se espera comprar bicicletas por un total de $ $53.000.000. Por tanto, el desembolso en efectivo para el 2012 será de $47.000.000 (20% de $23.000.000 del año 2011, más 80% de $53.000.000, de 2012).

Continuando con este supuesto, el 80% de otros gastos de bicicletas Arenysol se paga en efectivo en el año en que se usan y el 20% restante se pide a crédito (cada compañía, basándose en su propia experiencia, dispondrá de sus propios datos históricos para guiarse en sus supuestos, con el propósito de preparar sus presupuestos, para lo que deben calcular esta proporción (80/20; 65/35, etc.). Los gastos operacionales para el año 2012 han sido presupuestados en $17.850.000. El año 2011 totalizaron $8.665.000 (véase cuadro 4.1). Basándose en esta proporción de 80/20 de efectivo versus pago a cuenta de Bicicletas Arenysol, sabemos que el desembolso de efectivo en 2012 debiera ser de $15.793.000. La suma de desembolsos para el año 2012 será de $17.859.000 × 80%, lo que da un total de $14.280.000, más el efectivo requerido para hacer frente a las cuentas por pagar por concepto de gastos operacionales que quedaron del año 2011 ($7.565.000 × 20% = $1.513.000).

Cada año debe hacerse un pago para los gastos por reparaciones. Todos estos gastos se hacen en el año en que se incurre en ellos. Luego, los $3.600.000 por reparaciones del año 2012 se pagarán enteramente en el año 2012.

El último «gasto» en efectivo que la compañía de bicicletas hará durante 2012 corresponde a los $2.000.000 mensuales que la compañía separará para la futura compra de un edificio. Esta transacción en efectivo no es un gasto ni representa una disminución en el efectivo. Es, simplemente, efectivo que va de una cuenta bancaria a otra. La única razón de esta transacción es asegurarse de que el efectivo que se mantendrá operando en esa cuenta no se gastará de forma accidental antes de la adquisición del edificio.

Démosle una mirada al cuadro 10.3, para ver cómo podemos realmente calcular el

saldo final en efectivo.

El éxito o el fracaso de los presupuestos dentro de una organización es usualmente realzado por la participación de los administradores, quienes, en general, son los más aptos para satisfacer las metas que se han establecido y que ellos han ayudado a establecer. Recuérdese que la participación de todos los trabajadores es también altamente recomendable. Esto no implica que estos presupuestos no debieran estar sujetos a revisión por la alta gerencia; sin embargo, cualquier cambio que se introduzca debería hacerse con la intervención de las personas que tuvieron algún rol al elaborar el presupuesto.

Glosario de términos:

Control. 

Implica asegurar que los objetivos establecidos durante la fase de planificación serán alcanzados. Por ejemplo, una vez que se haya determinado que la cantidad de dinero que se necesitará al final del año será, digamos, $40.000.000, a lo largo de todo el año deben controlarse las necesidades de la cuenta de efectivo, mediante una revisión cuidadosa del presupuesto, y deberán tomarse las medidas que aseguren que el saldo propuesto será logrado. 

Planificación:

Consiste en el desarrollo de objetivos futuros y la preparación de los presupuestos que permitirán el logro de tales objetivos. Sin un presupuesto no hay planificación y las empresas que intentan operar sus negocios sin contar con este tipo de planificación basan su éxito futuro en el azar. 

Presupuesto: 

Es un plan detallado que describe futuras expectativas en términos cuantitativos. El propósito principal de un presupuesto es planear hacia el futuro y controlar las operaciones de las empresas. El presupuesto es preparado sobre una base de continuidad y debe ser ajustado de forma permanente con la adquisición de información adicional. El resultado será presupuestos cada vez más precisos. 

Presupuesto de capital:

Es un presupuesto destinado a planear la dotación de los futuros activos a largo plazo. Este presupuesto no sólo ayuda a determinar las necesidades de futuros activos de capital (largo plazo) requeridos para el negocio, sino que ayuda también a determinar cuánto dinero debe reservarse cada mes o cuatrimestre para adquirir nuevos activos en el futuro. 

Presupuesto maestro. 

Es un presupuesto compuesto de un conjunto de presupuestos separados y que son interdependientes. El presupuesto maestro se inicia con el presupuesto de ventas. Una vez que se haya estimado de qué importe deberán ser las ventas, se deben elaborar todos los demás presupuestos (inventarios, compras, efectivo y gastos).

Fuente: 

Contabilidad para no contadores Wayne Label

Excelente libro para comenzar a entender la contabilidad, nos ayuda a comprender su naturaleza y lo importante que es como herramienta para llevar un negocio bien organizado desde el punto de vista financiero.