Contabilidad: Cuentas de Orden

Cuentas de orden:

Cuentas de orden son aquellas que se emplean para el registro de operaciones que no afectan o modifican el activo, el pasivo o el capital de la empresa, pero que, a pesar de ello, es necesario registrar en libros para consignar los derechos u obligaciones contingentes que entrañan, con fines de recordatorio, o bien, para controlar algunos aspectos de administración.

A las cuentas de orden también se les denomina con otros nombres, y son los principales:

Cuentas de movimiento compensado

Cuentas de saldos compensados

Cuentas de saldos correlativos

Cuentas de memorándum

Cuentas de registro

Casos en que deben establecerse cuentas de orden:

Son cuatro los casos concretos en que deben establecerse cuentas de orden, los cuales se indican a continuación:

a) Para registrar valores y bienes ajenos que se reciban; por ejemplo, las mercancías que nos encomiendan para su venta, percibiendo en cambio una comisión.

b) Para registrar derechos y obligaciones contingentes, tales como primas sobre contratos de seguro, que la empresa ha pagado y por las cuales adquiere el derecho de proteger sus bienes por cierta cantidad, durante determinado tiempo; documentos que la empresa endosa, por los cuales adquiere una responsabilidad contingente, que se convertirá en real si el girado o principal responsable no liquida el valor de dichos documentos.

c) Para registrar la emisión de valores cuyo pago se tenga que hacer en efectivo o por compensación de servicios, como en los casos de emisión de billetes de banco, emisión de billetes de lotería, emisión de bonos.  planillas o boletos en las compañías de transporte.

d) Para registrar operaciones por duplicado, con objeto de control desde otro punto de vista; por ejemplo, cuando la depreciación de los bienes del activo fijo se registra a tasa diferente de la que marca la ley del impuesto sobre la Renta; para controlar, tanto el precio de costo real, como el precio lanzado de las mercancías en consignación.

Clasificación de las cuentas de orden:

Teniendo por base los cuatro casos concretos en que deben establecerse las cuentas de orden, para su presentación en el balance general, se clasifican:

Valores ajenos

Valores contingentes

Cuentas de registro

Valores ajenos:

A este grupo lo forma el importe total de los valores y bienes ajenos que se reciben

Valores contingentes:

A este grupo lo forma el importe total de los derechos y obligaciones contingentes, asi como la emisión de obligaciones.

Cuentas de registro:

A este grupo lo forma el importe total de las operaciones, las cuales, ya asentadas, su registro se duplica con fines de control desde un punto de vista distinto.

Para facilitar su movimiento e interpretación, las cuentas de orden se clasifican teniendo por base las mismas reglas que rigen las cuentas de activo, pasivo y capital; de lo anterior, resultan los siguientes grupos:

Cuentas de orden activo

Cuentas de orden pasivo

Cuentas de orden de resultados deudores (egresos)

Cuentas de orden de resultados acreedores (ingresos)

Nomenclatura de las cuentas de orden:

Los nombres, o títulos de las cuentas de orden , deben dar una idea clara y precisa de las operaciones que en ellas se registran, con el fin de interpretar fácilmente su objeto y movimiento.

El nombre que se asigne a la cuenta de orden deudora debe ser distinto del de la acreedora, pero semejantes entre sí, ejemplos: Mercancías en comisión y Consignación recibidas, Documentos endosados y Endoso de documentos, Documentos descontados y Descuento de documentos.

También se acostumbra asignar a la cuenta de orden acreedora el mismo nombre que el de la cuenta deudora, pero posponiéndole la palabra contra, ejemplos: Mercancías en comisión y Mercancías en comisión, "contra", Documentos endosados y Documento endosados, "contra", Documentos descontados y Documentos descontados, "contra". 

Otra forma consiste en agregar al nombre de la cuenta de orden deudora la palabra "debe", y a la acreedora, la palabra "haber", ejemplos: Mercancías en comisión, "debe", y Mercancías en comisión, "haber", Documentos endosados, "debe", y Documentos endosado, "haber".

Movimiento de las cuentas de orden:

Debido a que se establecen en grupos de dos, de las cuales la primera es deudora, y la segunda, acreedora, su movimiento es compensado y sus saldos iguales, aunque de naturaleza contraria, o sea, uno deudor y el de la correlativa o contracuenta acreedora.

Existen dos movimientos para registrar las cuentas de orden:

Directo o paralelo

Cruzado

Movimiento directo o paralelo: 

El movimiento de las cuentas de orden en directo o paralelo cuando un asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, don de orden, sin intervenir cuentas de balance.

Movimiento cruzado:

El movimiento de las cuentas de orden es cruzado cuando en un asiento intervienen, como deudora, una cuenta de orden, y como acreedora, una de balance o de resultados; y cuando en otro asiento aparezca como acreedora una cuenta de orden, y como deudora, una de balance o de resultados. después del segundo asiento, las cuentas de orden deberán arrojar saldos iguales.

Presentación de la cuentas de orden:

Generalmente, se presentan las cuentas de orden al calce del Balance general, o sea, debajo de la suma del activo y la del pasivo más el capital; indicando las de saldo deudor, no así las acreedoras, debido a que su movimiento es compensado y sus saldos numéricamente iguales ejemplo:

La forma más generalizada de presentar las cuentas de orden en el balance general consiste en agruparlas dentro de la clasificación: valores ajenos, valores contingentes y cuentas de registro.

En resumen:

Las cuentas de orden representan valores contingentes de probable realización, valores ajenos que se reciben o se utilizan como recordatorios, o con fines de control contable. El movimiento de estas cuentas es el siguiente:

1) Movimiento directo, que consiste en que en el asiento que se registre, tanto la cuenta de cargo como la cuenta de abono sean cuentas de orden.

2) Movimiento cruzado, que consiste en que el asiento que se registre, la cuenta de cargo sea una cuenta de balance o de valores reales y la que se abone sea una cuenta de orden o viceversa.

Las cuentas de orden se presenta al calce y fuera del balance. Como ejemplo de cuentas de orden tenemos: emisión de acciones y capital por suscribir, mercancías en comisión y consignaciones recibidas.

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